أظهرت الدراسات أن أكثر من 60٪ من المديرين التنفيذيين يعتقدون أن محادثات الفيديو الجماعية تخلق علاقات أقوى بين زملاء العمل، وتؤدي إلى تواصل أفضل مقارنة بالمكالمات الصوتية الجماعية، والاجتماعات التقليدية.
اجتماع عدد كبير من الموظفين في مكان واحد في نفس الوقت يستهلك الكثير من التكاليف والمدة الزمنية، وقد يؤدي ذلك إلى عدم حصول الموظفين على ما يحتاجونه، ولكن باستخدام مؤتمرات الفيديو، يمكن لموظفيك الانضمام بسهولة إلى الاجتماع الجاري في نفس الفرع، أو في مكان آخر في نفس البلد أو خارجها، أو حتى مشاهدة الجلسات المسجلة في الوقت الذي يناسب ارتباطاتهم.
لقد أصبحت مؤتمرات الفيديو الجماعية مكونًا مهمًا للتواصل في عالم الأعمال وذلك لأنها تساعد على تحسين الترابط بين أعضاء الفريق عن بُعد، كما لم تعد مؤتمرات الفيديو مجرد تكنولوجيا جديدة، بل أصبحت الآن حاجة ملحة وضرورية للعديد من الشركات حول العالم، وذلك لأنها تتيح مكالمات الفيديو للجميع العمل بسهولة من المنزل، ومقابلة زملاء العمل والعملاء والمديرين البعيدين وجهًا لوجه، والتواصل بسرعة مع الفروع الأخرى للشركة من أي مكان في العالم.
لإجراء اجتماعات مؤتمرات فيديو أكثر إنتاجية وفاعلية للجميع، يجب عليك التعرف على أفضل الطرق لإجراء مؤتمر فيديو ناجح، لذلك سنقدم أفضل النصائح الواجب اتباعها، كما سنتناول الطرق التي من خلالها ستتعرف على كيفية تحسين التجربة سواء كنت في نفس المكان أو لو كنت مشاركًا عن بُعد.
1- اختبر أدواتك
قبل موعد الاجتماع بمدة تتراوح بين 10 لـ 15 دقيقة على الأقل، قم بفحص الأدوات المستخدمة في مؤتمر الفيديو من أجهزة وأنظمة تشغيل ، كما يجب عليك اختبار الصوت والصورة والاتصال بالإنترنت للتأكد من جودة آدائهم و لضمان إجراء اجتماع جيد بدون أعطال.
كما يجب على منظم الاجتماع التحقق والتأكد من أن الكاميرا والصوت يعملان بشكل جيد عند كل فرد من أفراد الاجتماع على حدة حتى لا تظهر مشاكل أثناء الاجتماع وهو ما قد يضيع الوقت ويفقد الاجتماع النظام والجدوى المطلوبة.
2- تحقق من المكان المحيط الذي ستجري فيه الاجتماع
بنسبة كبيرة يؤثر المكان الذي ستجلس فيه لمكالمة الفيديو الجماعية على الانطباع الذي تتركه لدى الحاضرين. البيئة المحيطة غير المرتبة والتي تحتوى على صوت مزعج سوف تؤثر بالسلب على الهدف الرئيسي للمكالمة، وقد تجعل المشاركين يفترضون أنك شخص غير منظم وغير مستعد، لذلك يجب عليك تقليل عوامل التشتيت واختيار المكان المناسب قدر الإمكان.
3- كن مستعدًا في الموعد المحدد للاجتماع
بالطبع هذا العامل له أهمية كبيرة في أي اجتماع، ولكن عند الاتصال بمؤتمر فيديو، يكون ذلك مهمًا بشكل أكبر. وتعود أهمية ذلك في أن كل شيء يكون ملحوظَا بشكل أوضح في مؤتمرات الفيديو بالمقارنة بالاجتماعات وجهًا لوجه، لذلك يؤدي حضورك في الوقت المحدد بدون تأخير إلى اجتماع ناجح وأكثر فاعلية.
4- احرص على ارتداء الملابس المناسبة في مؤتمرات الفيديو، كحرصك عند حضور اجتماع حقيقي
الخطأ الشائع في مؤتمرات الفيديو أن ما ترتديه في الاجتماعات عبر الفيديو لا يهم حقًا بقدر أهميته في الاجتماعات وجهًا لوجه، ولكن على الرغم من قدرتك على لبس حذاء مريح أثناء الاجتماع عبر الفيديو لأن لا أحد سوف يلاحظه، فمن الضروري ارتداء ملابس مناسبة للظهور بشكل لائق، وحتى لا تتكون عنك صورة سيئة.
5- تأكد من إغلاق الصوت عند عدم التحدث
على الرغم من الاعتقاد السائد أن صمتك ينتج عنه هدوء، إلا أن معظم الميكروفونات تقوم بالتقاط الأصوات المحيطة بك، أو الصادرة عنك كالسعال أو العطس أو الكتابة أو أي صوت عابر، ويمكن أن تشتت هذه الأصوات بسهولة المشاركين الآخرين في اجتماع الفيديو وقد تسبب إزعاجًا لهم، وقد يعيق ذلك سير الاجتماع بالشكل المرغوب فيه.
6- تأكد من أن الإضاءة مناسبة
تؤثر الإضاءة السيئة تأثيرًا هائلاً على جودة الفيديو، لذلك يجب عليك التأكد من وجود إضاءة كافية ومناسبة في الغرفة التي تتواجد بها حتى يكون الفيديو الخاص بك مريحًا للعين ويمكن مشاهدته بسهولة من باقي المشاركين في الاجتماع.
7- انظر إلى الكاميرا لا إلى شاشة عرض الفيديو
هناك خطأ شائع وهو النظر إلى شاشة عرض الفيديو بدلاً من الكاميرا عند التحدث إلى مشارك عن بُعد. على الرغم من أنه قد يبدو التصرف المنقطي الذي يجب اتباعه، إلا أنه في الواقع يجعل الأمر يبدو كما لو كنت لا تنتبه لما يقوله المتحدث، هذا سيجعلك تبدو أقل احترافية، لذا من الضروري النظر إلى الكاميرا أثناء التحدث، حيث يعادل ذلك النظر إلى عيني الشخص المتحدث مما يجعله يشعر بالراحة أثناء الحديث.
8- جهز كل ما تحتاجه بالقرب منك قبل الاجتماع
فكر في كل شيء ستناقشه أثناء المكالمة الجماعية، وما ستحتاج لمشاركته من إحصاءات أو نتائج، لأنك بالتأكيد لا ترغب في مقاطعة المكالمة في منتصفها للبحث أو للعثور على ما تحتاج، لذا اقض بعض الوقت في ترتيب أفكارك وتنظيم أوراقك مسبقًا.
وإذا كانت المعلومات التي ستحتاج لعرضها تم حفظها على جهاز الكمبيوتر، فمن الجيد أن تكون المستندات مفتوحة مسبقًا في الخلفية أو على الأقل يتم حفظها في مجلد يسهل الوصول إليه على سطح المكتب حيث يمكنك الوصول إليها بسرعة عند الحاجة، كما يجب عليك الاحتفاظ بأية مستندات ورقية بجانبك في مجلد مخصوص، والحرص على توفر ما ستحتاجة من أدوات مكتبية في متناول يديك.
9- لا تتحدث في نفس الوقت مع شخص آخر
يصبح الأمر صعبًا حقًا عندما يكون هناك الكثير من الضيوف في نفس المؤتمر، لذا يجب عليك التحلي بالصبر، والامتناع عن التحدث بينما يعبر الآخرون عن أنفسهم أو أثناء طرحهم لفكرة ما، لذا يُقترح على المضيف الاحتفاظ باستفساراته حتى النهاية حتى يحصل الجميع على فرصة للتعبير عن آرائهم، ويُعد إدارة الاجتماع دور المضيف للحصول على أقصي استفادة منه وتحقيق الهدف منه.
10- اختر البرامج والأجهزة المناسبة
إن امتلاك أجهزة وكاميرات اجتماعات الفيديو المناسبة أمر مهم لضمان جودة الاجتماع وسلاسته، كما ستحتاج أيضًا إلى حل برمجي يمكن لموظفيك استخدامه دون صعوبة أو تدريب مكثف.
إذا كنت تبحث عن أجهزة ذات جودة عالية وبرنامج جديد يسهل استخدامه، فراجع ما نقدمه من تنوع في الأجهزة والكاميرات والحلول للوصول لأفضل مستوى لاجتماعات الفيديو الخاصة بشركتك.
هل تحتاج حلول مراكز خدمه العملاء لشركتك ؟
أسال أركان عن خدمات تصميم الحلول المجانيه